Списание библиотечного фонда, это обязательная процедура для любой библиотеки (школьной, публичной, вузовской, специализированной). Она позволяет актуализировать каталоги, освободить полки для новых поступлений и утилизировать издания, которые утратили свою потребительскую стоимость. В данной статье подробно разберем, как правильно составить акт на списание ветхой литературы, какой образец использовать в 2024 году и какие нюансы учитывать.
Правовые основания для списания
Деятельность библиотек в РФ регулируется рядом нормативных актов. Основные документы, на которые необходимо ссылаться в акте:
- Федеральный закон от № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (ст. 19, 20) — определяет права библиотек на формирование фондов.
- Приказ Минкультуры РФ от № 2710 «Об утверждении Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения и выбытия документов библиотечных фондов» — главный регламентный документ, описывающий процедуру выбытия (п.п. 86–97).
- Федеральный стандарт ФСТЭК/ФСБ (для секретных/особо важных фондов) — если речь идет о спецфондах.
- Внутренние локальные акты библиотеки: Положение о комиссии по выбытию, Правила пользования библиотекой, Инвентаризационный план.
Важно: Списание без акта комиссии и приказа директора является нарушением финансовой дисциплины и учетной политики учреждения.
Основные основания для выбытия литературы (п. 87 Инструкции № 2710)
Не каждая старая книга подлежит списанию. Комиссия должна зафиксировать одно из следующих оснований:
- Физическая изношенность (ветхость): порванные страницы, отсутствие обложек, загрязнения, плесень, повреждение кореем/грызунами, делающие книгу непригодной для выдачи и восстановления.
- Устаревание содержания: издания по естественным и точным наукам, медицине, праву, информатике, экономике, вышедшие более 5–10 лет назад (сроки устанавливаются библиотекой самостоятельно в Положении о фонде), если они содержат неактуальные данные, опасные для пользователя (например, старые медицинские рецепты, отмененные нормы права).
- Дублирование: наличие излишних экземпляров при отсутствии спроса (обычно более 3–5 лет не выдавались).
- Потеря или хищение: выявленные по результатам инвентаризации (оформляется отдельным актом о несоответствии).
- Несоответствие профилю библиотеки: случайные поступления (дарственные), не входящие в профиль фонда.
Порядок проведения процедуры списания (Пошаговый алгоритм)
Этап 1: Инициация и формирование комиссии
Директор библиотеки издает Приказ о создании комиссии по выбытию документов библиотечного фонда.
- Состав: Председатель (заведующий отделом/зам. директора), секретарь, члены-комиссии (библиотекари фондовых отделов, методологи, при необходимости — бухгалтер, юрист).
- Срок действия: обычно на календарный год или на период проведения инвентаризации.
Этап 2: Подготовительная работа (Селекция)
Библиотекари фондовых отделов проводят ревизию полок и формируют предварительные списки (ведомости) на выбытие.
- Проверяется физическое состояние каждого экземпляра.
- Проверяется справочно-библиографический аппарат (наличие в каталогах, карточках).
- Заполняются «Карточки выбытия» или сводные таблицы (Excel) с полным библиографическим описанием: Автор, Заглавие, Год изд., Изд-во, Кол-во стр., Инв. №, Цена, Основание списания.
Этап 3: Заседание комиссии
Комиссия рассматривает каждый экземпляр (или партию однотипных изданий). Принимается решение: «Списать», «Оставить на хранении», «Направить на восстановление», «Передать в другое учреждение».
Результаты протоколизируются. На основании протокола составляется Акт выбытия (формы № ОС-4а или самостоятельной формы).
Этап 4: Оформление документа и утверждение
Акт подписывается всеми членами комиссии. Далее он подается на подпись директору библиотеки. Только после приказа директора «Об утверждении акта выбытия №…» списание считается законным.
Этап 5: Учетные операции и утилизация
- Снятие с учета в автоматизированной системе (АБИС: ИРБИС, РУСЛАН, АИС «Библиотека» и др.) и в бумажных каталогах/картотеках (простановка штампа «ВЫБЫЛО», даты, подписи).
- Списание с баланса бухгалтерией (если книги на балансе) — проводка Дт 01/02/08 Кт 10/26/44 (зависит от вида фонда и учетной политики).
- Утилизация: передача на макулатуру (с актом приема-передачи макулатуры) или уничтожение (для секретных документов — по акту уничтожения с участием уполномоченных лиц).
Образец Акта на списание ветхой литературы (Форма по Инструкции № 2710)
Единой строго утвержденной государственной формы для библиотек (в отличие от ОС-4а для основных средств) не существует. Библиотеки используют самостоятельно разработанную форму, утвержденную в Учетной политике или Положении о выбытии. Ниже приведен рекомендуемый образец, соответствующий требованиям Инструкции № 2710 (Приложение № 3).
АКТ ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
№ ___ от «___» _____________ 20__ г.
г. , библиотека
Комиссия в составе:
- Председатель: Фамилия И.О. (должность)
- Секретарь: Фамилия И.О. (должность)
- Члены: Фамилия И.О. , Фамилия И.О. , Фамилия И.О. *
рассмотрела документы библиотечного фонда, представленные на выбытие в количестве ___ экз. (названий — ___) по следующим основаниям:
- физическая изношенность (ветхость), ___ экз.;
- устаревание содержания — ___ экз.;
- лишние экземпляры (дубли) — ___ экз..
РЕШИЛА:
- Признать выбывшими документы библиотечного фонда, перечисленные в приложении к настоящему Акту (Ведомость выбытия № ___), в количестве ___ экземпляров на общую сумму ___ руб. ___ коп. (по учетным ценам / остаточной стоимости).
- Направить выбывшие документы на утилизацию (макулатуру) / передать безвозмездно в Название организации .
- Снять выбывшие документы с учета в каталогах, картотеках и электронной базе данных АБИС «Название системы ».
Приложение: Ведомость выбытия документов библиотечного фонда на ___ листах.
| Должность | Ф.И.О. | Подпись | Расшифровка подписи | Дата |
|---|---|---|---|---|
| Председатель | ____________ | ____________ | «___» ____ 20__ | |
| Секретарь | ____________ | ____________ | «___» ____ 20__ | |
| Член комиссии | ____________ | ____________ | «___» ____ 20__ | |
| Член комиссии | ____________ | ____________ | «___» ____ 20__ | |
| Член комиссии | ____________ | ____________ | «___» ____ 20__ |
УТВЕРЖДАЮ
Директор библиотеки
Фамилия И.О.
____________ / /
«___» _____________ 20__ г.
М.П.
Приложение: ВЕДОМОСТЬ ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
К Акту № ___ от «___» _____________ 20__ г.
| № п/п | Инвентарный номер | Библиографическое описание (Автор, Заглавие, Год, Изд-во, Кол-во стр.) | Год поступления | Цена (руб.) | Основание выбытия (код/описание) | Способ утилизации | Отметка о снятии с учета | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| В каталогах/Картотеках (подпись, дата) | В АБИС (подпись, дата) | |||||||
| 1 | * | Иванов И.И. Основы физики. — М.: Наука, 1998. — 350 с. | 1999 | 120.00 | Физ. износ (ветхость), стр. вырваны, обл; отсутствует | Макулатура | ____________ | ____________ |
| 2 | * | Петров П.П. Налоговый кодекс РФ (ред. 2015 г.). — М;: Эксмо, 2015. — 800 с. | 2016 | 450.00 | Устаревание содержания (утратил силу) | Макулатура | ____________ | ____________ |
| 3 | * | Сидоров С.С. Программирование на Pascal. — СПб.: БХВ, 2005. — 400 с; | 2006 | 200.00 | Устаревание содержания, нет спроса > 10 лет | Передан в школу № * | ____________ | ____________ |
| ИТОГО: | ||||||||
Составил ведомость: Библиотекарь фондового отдела Фамилия И.О. ____________ / * /
Типичные ошибки при оформлении акта
- Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт, подписанный неутвержденной комиссией, не имеет юридической силы.
- Общие формулировки основания. Писать просто «ветхость» недостаточно. Нужно конкретизировать: «обложка отсутствует, блок текста разваливается, страницы 10–15 порваны/пропадают, следы плесени на корешке».
- Списание редких/ценных изданий без экспертизы. Книги, изданные до 1917 г., малотиражки, с автографами, экслибрисами подлежат экспертизе на ценность (п. 91 Инструкции № 2710). Их нельзя списывать как обычную ветхую литературу.
- Несвоевременное снятие с учета в АБИС. Расхождение между физическим фондом и электронным каталогом ведет к ошибкам при инвентаризации.
- Утилизация без акта приема-передачи макулатуры. При передаче на переработку обязательно нужен документ от приемного пункта (вес, дата, подпись ответственного, печать пункта).
Особенности для разных типов библиотек
Школьные библиотеки
- Списание учебников регулируется Приказом Минпросвещения РФ от № 857 (Порядок обеспечения учебной литературы). Учебники списываются по истечении срока службы (обычно 5–7 лет) или при износе более 40%.
- Акт подписывается директором школы. Часто требуется согласование с учредителем (отделом образования).
Библиотеки вузов и научных учреждений
- Строгое соблюдение сроков устаревания по отраслям (медицина, IT, право — 3–5 лет).
- Наличие ученого секретаря или представителя кафедры в комиссии обязателен для профильной литературы.
Муниципальные/Областные публичные библиотеки
- Обязательное предложение выбывающих документов другим библиотекам системы (централизованной библиотечной системе — ЦБС) перед утилизацией.
- Отчетность перед министерством/департаментом культуры о выбытии (часто ежеквартально или ежегодно).
Электронный документооборот и АБИС
В современных АБИС (ИРБИС64+, РУСЛАН, АИС «Читатель», «БиблиоГид» и др.) реализован модуль «Выбытие».
- Формируется партия на выбытие (импорт из Excel или ручной ввод инв. номеров).
- Система генерирует Акт выбытия во внутреннем формате (XML/PDF) с электронной подписью (ЭЦП) членов комиссии.
- Автоматически проставляется статус экземпляра «Выбыл», дата и основание.
- Формируется справка для бухгалтерии (для списания с баланса).
Рекомендация: Даже при полном электронном документообороте храните бумажный экземпляр акта с «живыми» подписями (или распечатайте версию с ЭЦП) в архиве библиотеки не менее 5 лет (согласно Листку учета документов).
Что делать с выбывшей литературой? (Способы утилизации)
После утверждения акта книги физически удаляются из фонда. Варианты:
- Передача на макулатуру (самый частый вариант); Оформляется Акт приема-передачи макулатуры (двусторонний: библиотека — пункт приема). Указывается вес (кг), дата, номер акта выбытия. Деньги от сдачи макулатуры идут в доход библиотеки (КБК соответствующего бюджета).
- Безвозмездная передача. В другие библиотеки, школы, социальные учреждения, благотворительные фонды («Книжная ротация», «Дарим книги»). Оформляется Акт безвозмездной передачи (Договор дарения).
- Уничтожение (шредер/сжигание). Только для документов, содержащих гостайну, персональные данные (если не обезличены), или в экстренных случаях (плесень, заражение). Оформляется Акт уничтожения с участием комиссии.
- Продажа (редко). Только для дублей, не имеющих культурной ценности, через торги/аукцион (для гос. учреждений — по решению учредителя).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли списывать книги, которые «просто старые», но в хорошем состоянии?
Нет. Возраст издания сам по себе не является основанием для списания (п. 87 Инструкции № 2710). Если книга по истории Древнего мира 1970 г. издания в отличном состоянии и востребована, она остается в фонде. Списание возможно только при устаревании содержания (для точных наук, права, медицины) или физической изношенности.
Можно ли списать книгу, если утеряна только обложка?
Если блок текста цел, страниц не хватает нет, книгу можно отремонтировать (сделать новую обложку). Списание оправдано, только если ремонт экономически нецелесообразен (стоимость ремонта > остаточной стоимости книги) или книга является дублем без спроса.
Как списать литературу, полученную в дар (дарственные)?
Общий порядок тот же. Но в акте в графе «Цена» ставится дефис или 0 (если не оценивалась при поступлении), в основании, «Несоответствует профилю фонда / Дубликат / Физическая изношенность». Важно: если донор поставил условие «не списывать», библиотека обязана его соблюдать (договор дарения).
Срок хранения акта выбытия?
Согласно типовым листам учета (Росархив), акты выбытия документов библиотечных фондов хранятся 5 лет (в некоторых случаях, 10 лет, если связаны с бухгалтерским учетом основных средств). Проверьте Утвержденный в вашей организации Листок учета документов.
Грамотное оформление акта на списание ветхой литературы — это не просто бюрократия, а гарантия сохранности фонда, прозрачности отчетности перед учредителем и возможностью легально обновить книжную коллекцию. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под локальные акты вашей библиотеки (добавьте логотип, реквизиты, специфические колонки в ведомость) и строго следуйте процедуре: Приказ о комиссии → Селекция → Заседание комиссии → Акт → Приказ директора → Снятие с учета → Утилизация.
Помните, что за каждым инвентарным номером в акте стоит история книги и ответственность библиотекаря за сохранение культурного наследия. Списание — это крайняя мера, применяемая только когда книга перестает выполнять свою главную функцию, быть доступной для чтения.
Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных документов обращайтесь к актуальной редакции Приказа Минкультуры РФ № 2710, Учетной политике вашей организации и консультируйтесь с бухгалтерией и юристом учреждения.