Правильное оформление расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) — обязательное условие для легального уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и корректного отражения затрат в бухгалтерском учете. Основным первичным документом, фиксирующим списание топлива, масел и других ГСМ, является Акт на списание ГСМ. В данной статье мы подробно разберем, как составить этот документ в соответствии с нормами расхода, какие реквизиты обязательны, как учитывать сезонные коэффициенты и предоставим актуальный образец заполнения на .

Назначение и правовая основа акта на списание ГСМ

Акт на списание ГСМ — это первичный учетный документ, который подтверждает факт расхода топлива и смазочных материалов за определенный период (смену, день, декаду, месяц). Без этого документа бухгалтер не имеет права списать стоимость ГСМ в производственные расходы (дебет счета 20, 26, 44 и др. — кредит счета 10).

Ключевые нормативные акты, регулирующие оформление:

• НК РФ ст. 252, 272, условия признания расходов на ГСМ экономически обоснованными и документарно подтвержденными для налога на прибыль.
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» ст. 9 — обязательность оформления хозяйственной операции первичным документом в момент ее совершения.
• Постановление Правительства РФ от № 172 — утверждение норм расхода ГСМ для автомобильного транспорта (базовые нормы).
• Приказ Минтранса РФ от № АМ-23-р — методика расчета норм расхода топлива.
• Приказ Гостата от № 88 (в части единых форм), хотя унифицированная форма акта (ф. М-18, М-19) отменена для обязательного применения с 2013 г., организации вправе использовать их или разработать свои в Учетной политике.

Когда и зачем нужен акт на списание ГСМ

Документ составляется в следующих случаях:

1. Ежедневно/по сменам, при выдаче топлива водителям под отчет (путевые листы + талоны/чеки АЗС).
2. Периодически (декада, месяц) — сводный акт на списание по всему автопарку для передачи в бухгалтерию.
3. При сдаче остатков — при смене ответственного лица, инвентаризации или списании перерасхода.

Важно: С 2021 года для подтверждения расходов на ГСМ налоговым кодексом установлено жесткое требование: расходы признаются только при наличии путевого листа (форма № 3 или собственная по Приказу Минтранса № 390) и документов о приобретении топлива (чеки АЗС, накладные, счета-фактуры). Акт на списание — это внутренний документ, связывающий путевые листы с закупками.

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402)

Поскольку единой обязательной формы нет, организация утверждает свой бланк в Учетной политике. В него должны входить:

• Наименование документа: «Акт на списание ГСМ».
• Дата составления и номер документа (сквозная нумерация за год).
• Наименование организации (ИП) — * (маска для наименования).
• Основание для составления: приказ о нормах расхода № * от , путевые листы за период.
• Состав комиссии по приемке/списанию (ФИО, должности — ).
• Табличная часть с расчетом (см. ниже).
• Подписи ответственных лиц: председателя комиссии, водителей, кладовщика/завхоза, главного бухгалтера (ФИО — *).
• Печать организации (при наличии).

Методика расчета списания по нормам: формула и коэффициенты

Списание производится строго по нормам. Фактический расход (по чекам АЗС) может отличаться от нормативного. Для налоговых целей (ст. 252 НК РФ) в расходы принимается сумма не превышающая нормы. Перерасход списывается на издержки производства (счет 26/44) или за счет доходов организации/вины виновных лиц.

Базовая формула расчета нормы на рейс/смену:

Норма расхода (л) = (Базовая норма × Коэф. условий × Коэф. сезона × Коэф. пробега/возраста + Норма на прогрев) × Пробег (км) / 100

Основные корректирующие коэффициенты (актуальные на 2026 год):

Пример расчета для легкового авто (база 8 л/100 км), город Москва, январь 2026 г., пробег 150 км/день:

• База: 8.0 л/100 км.
• Ку (город): 1.35.
• Кс (январь, район II): 1.15.
• Кп (авто 2020 г.в.): 1.0.
• Прогрев: 1.5 л/смену.
• Расчет: (8.0 × 1.35 × 1.15 × 1.0) × 150 / 100 + 1.5 = 18.63 + 1.5 = 20.13 литра в сутки.

Приказ о нормах расхода: внутренний документ организации

Организация обязана утвердить Приказом (Распоряжением) руководителя нормы расхода ГСМ на каждый вид техники с учетом специфических условий работы. Без этого приказа налоговая инспекция может не признать расходы.

Структура приказа:

1. Перечень транспортных средств (марка, модель, гос. номер — *).
2. Базовые нормы (из Постановления № 172 или каталогов производителей для спецтехники).
3. Утвержденные коэффициенты Ку, Кс (по месяцам), Кп.
4. Нормы на прогрев/холодную закачку.
5. Срок действия приказа (обычно календарный год).
6. Ответственное лицо за контроль (зав. автоколонной, *).

Образец заполнения Акта на списание ГСМ (Сводный за месяц)

Ниже приведен пример заполнения табличной части акта. Бланк можно скачать в формате DOCX (Word) по ссылке в конце статьи (шаблон соответствует законодательству РФ на 2026 год).

Шапка документа

АКТ НА СПИСАНИЕ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛЕЙ
№ ___ от «___» ________ 202_ г.

ООО «» (ИНН , КПП )
Структурное подразделение: Автоколонна № 

Комиссия в составе:
Председатель: Иванов И.И. (Зав. автоколонной) — *
Члены: Петров П.П. (Механик) — , Сидоров С.С. (Бухгалтер) — 

На основании:
Приказа Генерального директора ООО «» №  от г. «Об утверждении норм расхода ГСМ на 2026 год».
Путевых листов за период с по .
Накладных на поступление ГСМ (Накладная № * от , Накладная № * от ).

Табличная часть (пример для 1 автомобиля за месяц)

Заключительная часть

Фактически израсходовано по талонам АЗС: 1 610.0 л.
Нормативный расход (к списанию в удержание): 1 609.7 л.
Перерасход (недопустимый к удержанию): 0.3 л (признать издержками производства / взыскать с водителя Смирнова А.В., ).

Председатель комиссии: _____________ /Иванов И.И./, 
Член комиссии: _____________ /Петров П.П./ — *
Член комиссии: _____________ /Сидоров С.С./ — *

Водитель: _____________ /Смирнов А.В;/ — *
Водитель: _____________ /Козлов К.К./ — *

Главный бухгалтер: _____________ /Васильева В.В./ — *
М.П.

Особенности учета перерасхода и экономии

• Перерасход (Факт > Норма): Сумма перерасхода не включается в расходы по налогу на прибыль (п. 25 ст. 270 НК РФ, недокументированные/неекономически обоснованные расходы). В бухучете: Дт 26/44 / 91.2, Кт 10. Либо взыскивается с водителя (Дт 73.01 — Кт 10/94), если вина доказана (суд, признание).
• Экономия (Факт < Норма): В налоговом учете списываеться только фактический объем (если он подтвержден чеками), но не более нормы. В бухучете списывается фактический расход. Разница (экономия) остается на балансе как остаток ГСМ (счет 10).
• Отсутствие чеков АЗС: Если водитель заправился, но чек потерян/не получен — расход не признается ни в бух., ни в нал. учете. Акт на списание по нормам без чеков АЗС для налоговых целей недействителен.

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С

В 2026 году большинство организаций перешли на электронное оформление. В программе 1С:ЗУП / 1С:ERP / 1С:КА / 1С:Бухгалтерия 3.0 реализован функционал:

• Автоматический расчет норм по привязанным приказам и путевым листам.
• Формирование «Акта списания ГСМ» на основании «Путевых листов» и «Поступления ГСМ».
• Контроль остатков на баках (ДУТ/ГЛОНАСС) и сверка с чеками АЗС (ЭДО с АЗС).
• Подписание акта усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственными лицами — это придает документу полную юридическую силу без бумажного оригинала.

Типичные ошибки, за которые штрафуют/отказывают в вычете

1. Отсутствие приказа о нормах или устаревший приказ (не переутвержден на новый год).
2. Несоответствие коэффициентов реальности (например, коэф. города 1.0 для Москвы, зимняя надбавка не применена в январе).
3. Списание по факту выдачи, а не по нормам в налоговом учете (в бухучете можно по факту, в налоговом, только в пределах норм).
4. Разрыв цепочки документов: Путевой лист есть, акта списания нет; или чек АЗС есть, а в путевом листе другой пробег/водитель.
5. Использование недействительных форм путевых листов (старые образцы до Приказа Минтранса № 390).
6. Списание ГСМ на списанные/проданные авто или на авто, не числящиеся на балансе/в аренде без договора.

Чек-лист для бухгалтера и завхоза перед подписанием акта

• [ ] Приказ о нормах на текущий год подписан и актуален?
• [ ] Коэффициенты Ку, Кс, Кп корректны для каждого авто/маршрута?
• [ ] Пробег в акте совпадает с пробегом в путевых листах (колонка 7/8)?
• [ ] Есть ли чеки АЗС / накладные на каждый литр в факте выдачи?
• [ ] Сумма в акте = Норма × Цена закупки (ФИФО/Средняя)?
• [ ] Перерасход оформлен отдельно (акт-справка, приказ о взыскании/списании на издержки)?
• [ ] Подписи всех членов комиссии и водителей стоят? Даты проставлены?

Где скачать актуальный бланк Акта на списание ГСМ (DOCX)

Вы можете скачать готовый редактируемый шаблон Акта на списание ГСМ с автоматическими формулами (Excel/Word) и примером заполнения бесплатно. Шаблон адаптирован под требования 2026 года (включает поля для зимних надбавок, коэф. пробега, ЭЦП).

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ АКТА НА СПИСАНИЕ ГСМ (DOCX)

* Ссылка ведет на проверенный ресурс. При скачивании проверьте актуальность макросов и защиту листов. Рекомендуеться сохранить файл как «Шаблон 2026» и использовать копии для каждого периода.

Резюме

Акт на списание ГСМ по нормам — это не просто формальность, а ключевой документ для налоговой безопасности. Главные правила 2026 года:

1. Нормы обязательно утверждаются приказом руководителя ежегодно.
2. Расчет ведется по формуле: База × Ку × Кс × Кп + Прогрев.
3. В налоговый учет попадает минимум из двух: нормативный расход или фактический (подтвержденный чеками АЗС).
4. Перерасход — в издержки или к виновному.
5. Документ оформляется комиссией, подписывается ответственными лицами (можно УКЭП).

Используйте приведенный выше образец и чек-лист для настройки внутреннего документооборота. При сложных ситуациях (спецтехника, межрайонные перевозки, аренда авто) рекомендуется заказать бесплатную консультацию юриста/бухгалтера для аудита Учетной политики и приказа о нормах.

---

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на . Информация носит справочный характер. Для принятия решений обратитесь к специалисту.