Национальный архив Республики Татарстан (НА РТ) является главным архивным управлением региона, обеспечивающим сохранность и использование документов, составляющих Архивный фонд Республики Татарстан. В условиях современной цифровизации ключевую роль в повышении эффективности архивной работы играет Автоматизированная информационная система (АИС) Национального архива Республики Татарстан. Данная система представляет собой комплекс программно-технических и организационных мероприятий, направленных на автоматизацию процессов учета, хранения, описания и предоставления архивных документов.

Основные цели и задачи внедрения АИС

Переход на электронное ведение делопроизводства и формирование электронных архивов диктуется необходимостью:

• Обеспечения сохранности оригиналов: минимизация физического контакта с ценными и изношенными документами за счет предоставления их электронных копий.
• Повышения доступности: удаленный доступ к описям и цифровым образам документов для исследователей, государственных органов и граждан.
• Оптимизации внутренних процессов: автоматизация приема, регистрации, учета хранения, составления научной вспомогательной аппаратуры (описей, пуказателей).
• Интеграции в единое информационное пространство: взаимодействие с федеральными ресурсами (например, Единой государственной автоматизированной информационной системе архивного дела — ЕГАИСАД) и региональными порталами.

Ключевые модули и функционал системы

АИС НА РТ, как правило, имеет модульную структуру, покрывающую весь жизненный цикл документа в архиве:

Модуль учета и регистрации поступивших документов

Обеспечивает автоматизацию процесса приема фондов от ведомств, организаций и частных лиц. Включает ведение журнала регистрации поступивших дел, формирование актов приема-передачи (* форма ), присвоение учетных номеров и размещение в фондовых хранилищах с фиксацией адреса хранения (склад, стеллаж, полка — данные маскируются: ).

Модуль научной обработки и описания (Создание НВА)

Ядро интеллектуальной работы архива. Позволяет архивистам создавать электронные описи fonds (фондов), опесей и дел. Поддерживает иерархическую структуру: Фонд → Опись → Дело → Лист. Реализован контроль полноты реквизитов по стандартам (ГОСТ Р 7.0.99-2018, Приказ Росархива). Предусмотрен импорт/экспорт данных в формате XML (схемы ЕГАИСАД).

Модуль фондового хранения и учета мест хранения

Автоматизированная карта хранилищ. Отслеживает загрузку стеллажей, учет температуры и влажности (при наличии датчиков), историю перемещений дел (выдача в читальный зал, перемещение между складами, отправка на реставрацию/оцифровку). Каждое перемещение фиксируется с указанием ответственного сотрудника (ФИО: *) и даты.

Модуль оцифровки и управления электронными копиями (Цифровой архив)

Интеграция со сканирующим оборудованием и программным обеспечением для постобработки (распознавание текста — OCR, формирование PDF/A). Хранение файлов в защищенном репозитории с контролем целостности (хеш-суммы). Привязка электронных образов к описаниям дел в базе данных.

Модуль пользовательского обслуживания (Читальный зал и Удаленный доступ)

• Электронный каталог (ОПАК): публичный веб-интерфейс для поиска по фондам, описям, делам (по заглавию, датам, индексам). Доступен на официальном сайте архива.
• Личный кабинет исследователя: возможность заказа дел в читальный зал, заказа платных услуг (ксерокопия, сканирование, заверенные копии), отслеживание статуса заказа.
• Предоставление копий: выдача электронных копий через личный кабинет или защищенные каналы связи (для госорганов).

Модуль реставрации и консервации

Учет состояния документов, планирование реставрационных работ, ведение журнала реставрации с фотофиксацией «до/после», учет расходных материалов.

Технологическая платформа и безопасность

Современная АИС НА РТ, как правило, развернута на базе отечественного программного обеспечения в соответствии с требованиями импортозамещения (реестр Российского ПО).

• ОС: Astra Linux Special Edition / РЕД ОС / ALT Linux (сертифицированные по ФСТЭК).
• СУБД: PostgreSQL (Postgres Pro) или Яндекс;Облако БД / МС SQL (в процессе миграции).
• Веб-сервер: Nginx / Apache.
• Защита информации: Соответствие требованиям 152-ФЗ «О персональных данных» (уровень защищенности КСПД 3 или 4 в зависимости от обрабатываемых данных), использование средств криптографической защиты информации (СКЗИ) «КриптоПро CSP» для ЭЦП и шифрования каналов. Доступ к админ-панели и БД ограничен по IP и МФА (многофакторная аутентификация). Адреса серверных комнат и конфигурации брандмауэров: *.

Доступ к системе для внешних пользователей

Гражданам и организациям доступны следующие точки входа:

1. Официальный сайт НА РТ: https://arhiv.tatarstan.ru/ (или актуальный адрес на gov.tatarstan.ru). Раздел «Поиск по фондам» / «Электронный каталог».
2. Портал «Архивы Татарстана» / «Национальный архив РТ»: агрегатор opisей и цифровых копий.
3. ЕГАИСАД (Федеральный уровень): поиск по фондам, переданным в федеральное ведение или включенным в общероссийский реестр.
4. Госуслуги (Портал госуслуг РТ): заказ архивных справок, заверенных копий документов (служба «Получение архивной справки»).

Контакты для связи со специалистами АИС / Отделом информатизации (маскированы):

• Телефон отдела ИТ / администратора АИС: +7 () —
• Email техподдержки / администратора БД: @arhiv.tatarstan.ru
• Ответственный за АИС (ФИО): *
• Юридический адрес архива: г. Казань, ул; , д. , корп.

Перспективы развития

На текущий момент (статус на 2026 год) приоритетами развития АИС НА РТ являются:

• Полный переход на «беспорядковое» хранение с RFID-маркировкой дел.
• Внедрение модулей ИИ для автоматического распознавания рукописных текстов (HTR) и классификации документов.
• Расширение объемов цифрового архива (цель — оцифровка наиболее востребованных фондов: метрические книги, ревизские сказки, делопроизводство XIX–XX вв.).
• Создание единого авторизационного пространства с ЕСИА (Госуслуги) для идентификации пользователей без личного визита.
• Интеграция с блокчейн-платформами для подтверждения подлинности выдаваемых электронных копий (квалифицированная электронная подпись архива).

АИС Национального архива Республики Татарстан является фундаментальным инструментом перевода архивного дела региона на качественно новый уровень. Она не только оптимизирует рутинную работу архивистов (учет, описание, хранение), но и радикально меняет модель взаимодействия с обществом, делая историческое наследие Татарстана доступным для исследователей по всей стране и за ее пределами в режиме онлайн. Дальнейшее развитие системы в направлении искусственного интеллекта и бесшовной интеграции с федеральными платформами обеспечит сохранность документов для будущих поколений.

Примечание: В статье использованы обобщенные данные о типовой архитектуре современных региональных архивных АИС в РФ. Конкретные технические детали, версии ПО, ФИО сотрудников и контактные телефоны могут отличаться от актуальных на момент чтения. Для получения точной информации рекомендуется обращаться на официальный сайт НА РТ или по указанным выше контактам.