Администрация города Великие Луки является органом местного самоуправления‚ осуществляющим исполнительные и распорядительные полномочия на территории городского округа Псковской области. В структуре Администрации ключевую роль в обеспечении документооборота‚ организационно-технического снабжения и координации работы структурных подразделений играет Общий отдел (в некоторых периодах и документах также именуемый Департаментом документационного обеспечения и организационной работы или Управлением делами).

Основные функции Общего отдела

Деятельность Общего отдела регламентируется Уставом города‚ типовым положением о структурных подразделениях Администрации и актами Главы города. К основным направлениям работы относятся:

• Документационное обеспечение: регистрация‚ учет‚ хранение и контроль исполнения входящей‚ исходящей и внутренней документации; ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
• Организационное обеспечение заседаний: подготовка материалов к заседаниям Совета депутатов‚ комитетам‚ комиссиям‚ совещаниям Главы города и его заместителей; протоколирование и контроль исполнения принятых решений.
• Работа с обращениями граждан: организация приема граждан (личный прием Главы города‚ заместителей‚ руководителей департаментов)‚ регистрация‚ учет‚ рассмотрение и контроль за сроками ответа на письменные и электронные обращения (взаимодействие с порталом ГОСУСЛУГИ‚ сайтом Администрации).
• Архивное дело и секретность: формирование архива Администрации‚ передача дел в архивные учреждения Псковской области‚ обеспечение режима конфиденциальности и гостайны (при наличии соответствующих полномочий).
• Материально-техническое и хозяйственное обеспечение: закупка канцелярии‚ мебели‚ оргтехники; содержание зданий и сооружений Администрации‚ управление автопарком‚ организация питания и санитарно-технического обслуживания.
• Кадровая работа (взаимодействие с Кадровым отделом): подготовка проектов приказов о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ поощрении сотрудников Администрации; ведение личных дел служащих (в части организационного сопровождения).
• Информатизация: координация работы по внедрению систем электронного документооборота (СЭД)‚ обеспечение работы официального сайта Администрации в актуальном состоянии.

Структура и ключевые сотрудники (обобщенные данные)

Штатное расписание Общего отдела утверждается приказом Главы города. Типовая структура включает сектора (группы):

1. Сектор делопроизводства и архива — ведущий специалист / старший специалист / главный специалист.
2. Сектор организационной работы и заседаний, ответственный за подготовку повесток дня‚ протоколов.
3. Сектор работы с обращениями граждан и контроль — контроль сроков исполнения поручений и обращений.
4. Хозяйственный сектор (или группа хозяйственного обеспечения) — кладовщик‚ водители‚ уборщицы‚ мастер по ТОиР (часто вынесен в отдельное Управление делами/хозяйственное управление‚ но функционально связан).

Контактная информация (Официальные реквизиты)

Руководство Общим отделом (Должностные лица)

Назначение на должность руководителя Общего отдела (Начальника управления / Директора департамента) осуществляется приказом Главы города Великие Луки. На актуальную информацию о ФИО руководителя и его заместителей рекомендуется уточнять в разделе «Руководство» на официальном сайте или по телефону справочной службы.

Типовые должностные лица‚ взаимодействующие с Общим отделом:

• Глава города Великие Луки: * * (ФИО указывается на сайте в разделе «Глава города»)
• Начальник Общего отдела (Директор Департамента): * * (Рабочий тел.: +7 (81153) —)
• Заместители начальника отдела по направлениям: ФИО замаскированы ( * *) в целях безопасности и соблюдения 152-ФЗ.

Порядок обращения в Общий отдел

Личный прием граждан

График личного приема руководителем Общего отдела и его заместителей размещается на официальном сайте в разделе «Прием граждан». Обычно прием ведется 1 раз в 2 недели или по предварительной записи.

Адрес приема: г. Великие Луки‚ пл. Ленина‚ д. ‚ каб. (уточняйте у дежурного администратора в холле 1-го этажа).

Запись на прием: по телефону канцелярии +7 (81153) —* или через портал «Госуслуги» (раздел «Написать в организацию» -> Администрация г. Великие Луки).

Написание официального письма / обращения

1. Почта России: Адрес: 182100‚ Псковская обл.‚ г. Великие Луки‚ пл. Ленина‚ д. *‚ Администрация города‚ Общий отдел.
2. Электронно через сайт: Форма «Написать обращение» на www.velikieluki.gov.ru.
3. Портал Госуслуг (ЕПГУ): Сервис «Обращения в органы власти» -> Выбор адресата: «Администрация городского округа «Город Великие Луки»».
4. Лично в канцелярии (окно приема входящей корреспонденции): 1-й этаж здания Администрации‚ каб. . Выдается квитанция-уведомление с регистрационным номером (К-/*).

Электронный документооборот (СЭД) и открытые данные

Администрация города Великие Луки переведена на систему электронного документооборота (обычно на базе «1С:Документооборот»‚ «Диадок» или региональной СЭД Псковской области).

• Входящие бумажные письма сканируются и регистрируются в СЭД в день поступления.
• Исходящие документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителями.
• Контроль сроков исполнения поручений Главы города‚ прокуратуры‚ вышестоящих органов ведется автоматически через СЭД.

Реестр нормативных правовых актов‚ проектов актов на обсуждении‚ отчеты об исполнении бюджета публикуются в разделе «Документы» / «Нормативная база» официального сайта.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Как узнать статус рассмотрения моего обращения?

Ответ: По регистрационному номеру (К-/) на сайте в разделе «Контроль исполнения обращений» или по телефону сектора контроля +7 (81153) —.

Вопрос: Где получить справку о доходах / копию приказа Администрации?

Ответ: В архиве Администрации (каб. ) или через запрос на сайте (раздел «Запрос архивной справки»). Срок выдачи, до 5-7 рабочих дней.

Вопрос: Как попасть на заседание Совета депутатов?

Ответ: Заседания открытые. Проходим в зал заседаний (2-й этаж‚ каб. *) за 15 минут до начала с паспортом. Повестка дня публикуется заранее на сайте.

Нормативная база деятельности

• Устав городского округа «Город Великие Луки».
• Федеральный закон № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ».
• Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».
• Постановление Главы города «Об утверждении Положения об Общем отделе Администрации».
• Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления (утв. приказом Минэкономразвития РФ).
• Закон Псковской области «Об организации деятельности органов местного самоуправления…».